Planning

Eenvoudig een complete personeelsplanning maken

De juiste mensen op de juiste plek inplannen binnen uw organisatie, dat is belangrijk. Maar hoe zorgt u voor de juiste en voldoende bezetting en hoe houdt u al de gewerkte uren, verlof en absentie bij? En hoe weet u wanneer uw flexibel in te zetten personeel beschikbaar is? Of dat alle locaties voldoende bezet zijn?

De personeelsplanning app van ViQZ is een gemakkelijk en compleet programma waarin alle benodigde informatie samenkomt tot een overzichtelijke urenplanning. Personeelsroosters maken gaat eenvoudig en snel. Met behulp van duidelijke handleidingen krijgt u de materie snel onder de knie, en maakt u binnen korte tijd personeelsplanningen in een handomdraai.

Alle ingrediënten die nodig zijn voor urenplanning en urenregistratie zijn in de applicatie aanwezig. Het systeem houdt onder meer rekening met locaties, beschikbaarheid, verlof, absentie, en overwerk. In het maandoverzicht is alle informatie terug te vinden, inclusief lonen en onkostenvergoedingen.

Elk medewerker krijgt een persoonlijke app waarin het werkrooster zichtbaar is en de medewerker wijzigingen in beschikbaarheid en gewerkte uren, en declaraties kan doorgeven.

ViQZ bestaat uit vijf modules, waar het personeelsplanningssysteem er één van is. De andere vier modules zijn de e-Academy, de berichtenapp, de nieuwsmodule en de actienotificatie. ViQZ is: Plannen, Trainen, Communiceren. Deze mix zorgt voor de juiste synergie om de kwaliteit en het rendement binnen uw organisatie op alle vlakken te verhogen. U heeft ViQZ al in huis voor een zeer voordelig instaptarief.

Beschikbaarheid doorgeven in medewerkers app
ViQZ planning in het ViQZ Management Syst

Voor midden- en kleinbedrijf en meer organisaties met personeel

ViQZ personeelsplanning software is speciaal voor kleine tot middelgrote organisaties in het midden- en kleinbedrijf (MKB) en de instellingen in de zorg ontwikkeld.

Organisaties in de detailhandel, retail, horeca, recreatie, bouw, zorg en bedrijven dienstensector kunnen van ViQZ gebruikmaken.

Vaak gebruiken organisaties Excel voor roosterplanningen. Of er wordt een te uitgebreide of omslachtige applicatie gebruikt waarvan veel opties niet nodig zijn en daardoor ongebruikt blijven. ViQZ personeelsplanning is een compleet systeem dat alleen de benodigde modules bevat. Hierdoor is het instaptarief laag en zijn de staffelkortingen hoog.

Werkroosters voor ploegendiensten

Ook voor ploegendiensten, of voor planningen die anders zijn in de even en oneven weken, kunnen zorgvuldig en gemakkelijk werkroosters worden gemaakt.

Hoe maak je een personeelsrooster?

Het maken van de personeelsroosters is nog nooit zo makkelijk geweest.  U doet de gehele personeelsplanning online. In het VMS (ViQZ Management System) ziet u in één oogopslag wie beschikbaar is op welke dagen en op welke afdeling of locatie er nog personeel nodig is. Ook ziet u meteen welke werknemers absent zijn door ziekte of vakanties, en wanneer de belangrijke feestdagen in Nederland plaatsvinden.

Handige personeelsapp

Bij het personeelsplanning systeem is de ViQZ app voor medewerkers inbegrepen. Een handige personeelstool die uw medewerkers altijd bij de hand hebben. Zo kunnen zij altijd en overal hun eigen werkrooster direct inzien. Dat kan zelfs realtime, bijvoorbeeld op het moment dat er aanpassingen in het personeelsrooster worden doorgevoerd. Via de berichtenapp kunnen notificaties worden gestuurd als werkroosters klaar staan, of als planningen wijzigen.

Met name als u met oproepkrachten of ander flexibel personeel, zoals bijvoorbeeld zzp’ers werkt, is het belangrijk dat u weet wanneer zij beschikbaar zijn. Met behulp van de ViQZ medewerkers app kunnen zij ruim (tot maanden) van tevoren hun beschikbaarheid aangeven of intrekken, zodat hiermee rekening gehouden kan worden bij de urenplanning. Deze mogelijkheid kan eventueel ook voor vaste medewerkers worden aangezet.

Zodra het personeelsrooster is gemaakt en online beschikbaar is, kunnen wijzigingen door medewerkers worden aangevraagd via de berichtenapp in de eigen personeelstool.

Heeft een werknemer langer gewerkt dan wat er in de planning stond? Geen probleem, dit kan de medewerker eenvoudig doorgegeven in de zijn of haar app. U ontvangt als beheerder vervolgens een melding, waarna u de overwerk melding goed kunt keuren of afwijzen.

Via de personeelsapp kunnen medewerkers snel en eenvoudig vakantie en andere verlofdagen aanvragen en absentie doorgeven. Belangrijke feestdagen staan al voor u ingevuld. U ontvangt de aanvragen in het ViQZ Management System (VMS), waar u ze goed kunt keuren of af kunt wijzen. Uw personeel ontvangt vervolgens een notificatie van uw reactie.

Wilt u een medewerker op verschillende locaties kunnen inroosteren? Bij de personeelsplanning software is dit standaard ingebouwd. In het ViQZ Management System (VMS), waarin alle personeelsplanningen plaatsvinden, ziet u in één oogopslag wie beschikbaar is op welke dagen en op welke afdeling of locatie er nog personeel nodig is. Ook het aanpassen van de locatiebezetting kan op eenvoudige wijze in het VMS.

Heeft een medewerker kosten gemaakt? Ook dat kan eenvoudig via de personeelsapp worden gemeld. De declaratie aanvragen verschijnen vervolgens in het ViQZ Management System (VMS), zodat u ze kunt behandelen en goed kunt keuren of afwijzen.

In het maandoverzicht wordt alle informatie wordt nauwkeurig verzameld, in bepaalde gevallen na goedkeuring van de manager. Het overzicht toont onder meer de (automatische) urenregistratie, kostendeclaratie en uur- en maandloon. Hiervan kunt eenvoudig een uitdraai of export maken.Goes Here

De beheerder van de personeelsapplicatie kan gebruikers toevoegen voor de verschillenden modules en delen afschermen. Ook kan de applicatie door meer personen worden beheerd. Dit is gemakkelijk in te stellen.

Beschikbaarheid doorgeven in medewerkers app
Werkrooster in medewerkers app

Flexplanning

Hoe kunnen oproepkrachten, werknemers met nulurencontracten of min-maxcontracten het beste worden ingeroosterd? Wisselt de beschikbaarheid van uw personeel? Met de medewerkers app van ViQZkunnen de medewerkers  van uw flexibele schil eenvoudig van tevoren doorgeven wanneer zij beschikbaar zijn. Tijdens het maken van de uurroosters wordt duidelijk aangegeven of een werknemer is ingepland voor meer of minder uren dan is afgesproken.

Maatwerk

Elk bedrijf is uniek en kan specifieke behoeftes hebben qua planning, urenregistratie en beheer. ViQZ is een flexibel personeelsplanning systeem. Hierdoor is het mogelijk een maatwerk planningsapplicatie te ontwerpen waarvan u het meeste rendement heeft.

Branches

Winkel(s), magazijn, logistiek, kantoor en een webshop … Zomaar een greep waaruit een detailhandelsbedrijf of groothandelsbedrijf, dat tastbare producten verkoopt kan bestaan. ViQZ personeelsplanning is uitermate geschikt voor bedrijven met meerdere locaties. Denk bijvoorbeeld aan winkels in de modebranche of fashion retail, levensmiddelenzaken, woninginrichting, autobranche, supermarkten, tweewielerzaken, warenhuizen, bouwmarkten of een zelfbedieningsgroothandel. Diverse detailhandelaren passen ViQZ nu toe bij het maken van urenplanningen.

Ook organisaties die diensten leveren, zoals bijvoorbeeld reisorganisaties, kapperszaken, callcenters, schoonmaakbedrijven en andere facilitaire dienstverleners kunnen met ViQZ de meest efficiënt personeelsroosters maken.

ViQZ wordt door verschillende horecabedrijven naar volle tevredenheid gebruikt. Onder meer de mogelijkheid om personeel op verschillende locaties te plannen en de beschikbaarheid optie maken ViQZ waardevol voor het maken van horeca personeelsroosters. Bent u een cateraar of restaurant, met of zonder bezorgdiensten? Of verzorgt u de personeelsplanning van een horecaketen, sportschool, of attractiepark? Wellicht biedt ViQZ u ook nieuwe kansen, waarmee het plannen van personeelsbezetting soepeler verloopt.

De flexibele personeelsplanning app maakt het slim indelen van personeel op verschillende projecten mogelijk. Zo weet elke medewerker ruim van tevoren op welke locatie hij die dag of tijdstip van de dag wordt verwacht.

Strategische personeelsplanning is belangrijk in de zorg, zowel in de thuiszorg als op zorgafdelingen van reguliere ziekenhuizen, particuliere geestelijke gezondheidszorg  en particuliere zorginstellingen, huisarts- of tandartspraktijken, klinieken en paramedische zorg. ViQZ helpt bij de realisatie hiervan en zorgt voor verbinding tussen teams. Door efficiënte roosterplanning software, in combinatie met effectieve communicatie- en individuele e-learning tools

In de kinderopvang gelden verschillende verplichte maatregelen om de veiligheid van kinderen te waarborgen. Regels voor leidster of beroepskracht kind-ratio, vaste gezichtencriterium, het vierogenprincipe en de achterwachtregeling hebben invloed op de juiste personele bezetting. ViQZ personeelsplanning helpt kinderdagverblijven en buitenschoolse opvang (BSO) met het maken van efficiënte uurroosters. Zowel op één als op meerdere locaties.

“We zochten een snellere en gemakkelijkere manier om personeelsroosters naar onze medewerkers te sturen, en om de maandoverzichten te exporteren. Met ViQZ kan dat. De app maakt mijn werk gemakkelijker. Wij erg tevreden met VIQZ. Er zijn regelmatig updates, de app wordt steeds efficiënter gemaakt. Ook over de service ben ik zeer tevreden. Er wordt meteen gereageerd op mijn berichten en als ik om bepaalde aanpassingen vraag wordt ervoor gezorgd dat deze zsm worden doorgevoerd.”

Latife, EKMEKCI (Lunchrooms & Catering, Rotterdam)
de voordelen van e-academy
Afbeelding van de berichten module van ViQZ, de complete applicatie voor organisaties met personeel.

Synergie door plannen, trainen én communiceren

ViQZ online personeelsplanning tool wordt samen met vier essentiële modules geleverd. De vijf modules samen zorgen voor een synergetisch effect. Urenroosters maken verloopt soepeler, de interne communicatie verbetert en personeel ontwikkelt zich in belangrijke vaardigheden. Deze processen versterken elkaar. Hierdoor wordt de kwaliteit van dienstverlening aan de klant en het rendement van uw organisatie met sprongen verhoogt. Bovenal zorgen de modules voor een versterkte verbinding met en tussen de werknemers, wat ten goede komt aan de teamspirit en de samenwerking.

Met de berichtenapp kunnen managers en personeel belangrijke mededelingen of aankondigen versturen. In de berichtenapp worden ook de verstuurde notificaties met betrekking tot personeelsroosters of wijzigingen daarin vermeld.

De nieuwsmodule en actie notificaties zorgen ervoor dat medewerkers altijd op de hoogte zijn van interessant branchenieuws of geplande acties. Deze acties kunnen verkoopacties in winkels zijn, maar ook aankondigen van webinars, cursussen of actiepunten zoals een to do lijstje.

Voor de ontwikkeling en het verbeteren van soft skills, waaronder communicatieve vaardigheden, is er de ViQZ Academy; korte online personeelstrainingen in de vorm van inspirerende luchtige video’s en korte toetsen die eenvoudig per medewerker in te plannen zijn. De Academy trainingen kunnen ook worden ingezet bij het inwerken of de onboarding van nieuwe werknemers. Daarnaast kunt u zelf videocursussen toevoegen.

ViQZ is workforce management met een plus!

Voordelen van ViQZ Personeelsplanning

inclusief bij ViQZ personeelsapplicatie
gemakkelijk personeelsroosters maken en wijzigen
tijdbesparend
overzichtelijke urenregistratie
altijd voldoende bezetting op elke locatie
persoonlijke app voor medewerkers
hogere werknemers tevredenheid
meer rendement

Benieuwd geworden naar deze en alle andere mogelijkheden van ViQZ? Vraag dan vrijblijvend de gratis demo aan!