Klanten over ViQZ

In 2021 zijn jullie gestart met een personeelsapplicatie voor o.a. de roosters. Hoe maakte en deelde jullie voor die tijd de roosters?

Voordat we gebruikt maakten van een personeelsapplicatie werd alles in Excel sheets/Word documenten gemaakt op de laptop of zelfs nog op papier in sommige filialen. Een enorme klus. Roosters werden dan gepubliceerd op papier en opgehangen in de kantine zodat iedereen het kon zien. Veranderde er dan wat, dan was het even krassen en aanpassen.

Welke voordelen en optimalisaties heeft het werken met een digitaal managementsysteem jullie als managers en de organisatie in het algemeen gebracht?

Werken met een digitaal managementsysteem heeft roosters maken makkelijker gemaakt, we kunnen sneller en persoonlijker alle informatie bij onze medewerksters krijgen. We werken nu effectiever en efficiënter

De medewerkers hebben een persoonlijke medewerkers-app op hun smartphone. Welke voordelen heeft de medewerkers-app voor de werknemers?

Voorheen konden alle medewerksters alle informatie en roosters alleen op de zaak lezen of inzien. Nu is alle benodigde informatie en roosters via de app inzichtelijk en kunnen ze elk moment van de dag deze informatie in zien. Hierdoor zijn er minder misverstanden en iedereen is beter geïnformeerd.

Gebruiken jullie de applicatie ook voor bijvoorbeeld het registreren en verwerken van verlof, ziekte en +/- uren en kun je aangeven hoe dit in hoofdlijnen in zijn werk gaat?

Jazeker, we gebruiken alle functies. Elke storemanager is verantwoordelijk voor het correct boeken van de uren van haar team. Aan het einde van de week wordt een rooster goedgekeurd en weten wij als management dat deze uren kloppend zijn. Verlofaanvragen zijn ook erg eenvoudig en prettig via de app te doen. Vanuit de app kan een medewerkster een aanvraag indienen, de manager krijgt bericht van de aanvraag en kan hierop reageren. Hierdoor staat alles gelijk correct in het rooster verwerkt.

Jullie hebben destijds gekozen om met ViQZ te gaan werken. Deze applicatie biedt naast een complete plannings- en urenregistratietool ook communicatie- informatie en educatiemodules. Wat gebruiken jullie hiervan en wat voor soort informatie delen jullie met de medewerkers?

Elke maandag maken wij gebruik van het delen van een nieuwsbrief waarin we de belangrijkste informatie voor de week delen. We staan altijd even stil bij het succes van de week ervoor en brengen doelstellingen/ acties en weetjes onder de aandacht. Ook delen we effectieve trainingen en zijn de belangrijkste actieperiodes zichtbaar in de app.

Naar wij begrepen gebruiken jullie voor de on-boarding van nieuwe medewerkers ook de ViQZ applicatie. Kun je aangeven hoe jullie dat doen?

Klopt, wij hebben ons welkom bij Blom boekje omgezet in een training. Bij in dienst treden ontvangt de nieuwe medewerkster deze en kan op een leuke manier ons bedrijf leren kennen. Daarnaast staan er ook een aantal documenten in de app wat handig is om na te lezen.

Heb je het idee dat de applicatie in zijn compleetheid voor optimalisatie heeft gezorgd maar bijvoorbeeld ook voor meer betrokkenheid van de medewerkers en kun je hier een aantal voorbeelden van geven?

Het heeft zeker voor meer betrokkenheid gezorgd. Wanneer er bijvoorbeeld maandags geen weeknieuws wordt gestuurd ontvang ik van verschillende medewerksters een berichtje. Tevens worden wel en wee weetjes gedeeld en weet iedereen wat er speelt en belangrijk is op dat moment van de periode.

Veel softwareleveranciers bieden een vastomlijnd product waarbij wensen van klanten vaak moeilijk toe te passen zijn. Wat zijn jouw ervaringen daaromtrent?

Heb ik verder niet. Ik kan alleen aangeven wat ik prettig vind aan Viqz en dat is dat het laagdrempelig is voor iedereen. Het fijne van het bedrijf viqz is dat er veel mogelijk is of op een laagdrempelige manier aangepast of geproduceerd kan worden.

En wat zijn jouw bevindingen qua ondersteuning, advisering en dergelijke?

Superfijn en persoonlijk. Wanneer wij een vraag of een probleem hebben kunnen we makkelijk per telefoon of mail contact zoeken. Het wordt snel opgelost en blijft niet liggen.

Wil je verder nog iets kwijt?

VIQZ is een fijn systeem😉

In 2023 zijn jullie gestart met de personeelsapplicatie van ViQZ voor o.a. de roosters en urenregistratie maar ook personeelscommunicatie. Hoe maakte en deelde jullie voor die tijd de roosters en communiceerde jullie zaken met het personeel?

Wij maakten gebruik van Excel. We maakte week/maandroosters en communiceerde dit via whatsapp en fysiek een rooster in de kantine.

Welke voordelen en optimalisaties heeft het werken met een digitaal managementsysteem en medewerkers-app voor jullie als ondernemers en de organisatie in het algemeen?

Vaste roosters 1,2,3 of 4 wekelijks maakt niet uit hoe het rooster van een medewerker eruit ziet per maand het past allemaal in ViQZ. Meer betrokkenheid van de medewerkers door het invullen van hun beschikbaarheid. Geen persoonlijke appjes meer of mededelingen tussendoor van verlof aanvragen.  Alles op één centrale plek waar wij als managementteam dagelijks roosters/verlof kunnen bijwerken. Ook de koppeling met onze loonadministratie voor het verlonen van de losse krachten is nu met 1 push doorgezet van ViQZ naar Nmbrs. Wij hoeven de uren registraties alleen maar te controleren en niet meer verder te verwerken.

Gebruiken jullie de applicatie ook voor bijvoorbeeld het registreren en verwerken van verlof, ziekte en +/- uren en kun je aangeven hoe dit in hoofdlijnen in zijn werk gaat?

Ja dit doen wij ook. Bij ziekte moet er uiteraard eerst telefonisch contact zijn maar vervolgens zet de medewerker zelf de ziekregistratie in het systeem. Verlof wordt aangevraagd en goedgekeurd en meer- en minderwerk is makkelijk in te vullen door de medewerker. Voorbeeld: medewerker moet met moeder naar ziekenhuis van 12-14 uur dan vraagt hij/zij minderwerk aan van 12-14 uur. Werkt een medewerker langer door i.v.m. bestellingen of workshop op avond dan voert hij/zij meerwerk in van bijv. 18-21 uur. Het had wel even uitleg nodig voordat iedereen het begreep want je wilt in eerste instantie invullen ik heb gewerkt van 9 tot 9 uur maar je reguliere rooster zit er al in en de meerwerk uren zijn incidenteel.

Heb je het idee dat de applicatie in zijn compleetheid voor optimalisatie heeft gezorgd maar bijvoorbeeld ook meer betrokkenheid van de medewerkers en kun je hier een aantal voorbeelden van geven?

Absoluut! Je moet er als managementteam wel helemaal achter staan en medewerkers ook even goed op weg helpen in het systeem maar als iedereen het dan begrijpt dan werkt het heerlijk en scheelt het enorm veel tijd. Medewerkers zien ook hun aantal verlofuren en eventuele +/- uren en dat ervaart men als prettig. Real-time information is waar deze generatie behoefte aan heeft.

Jullie hebben ervoor gekozen om ViQZ ook te koppelen met jullie salarissoftwarepakket Visma – Nmbrs, welke voordelen brengt dit met zich mee?

Geen overschrijfwerk meer. 1 druk op de knop en de uren zijn gepusht van ViQZ naar Nmbrs.

Veel softwareleveranciers bieden een vastomlijnd product waarbij wensen van klanten vaak moeilijk toe te passen zijn. Wat zijn de ervaringen daaromtrent met ViQZ?

We zijn de laatste tijd tegen wat kleinigheden aangelopen maar dit wordt vlot opgepakt en aanpast waar mogelijk. De flexibiliteit is goed bij ViQZ en het is prettig dat er naar de wens van de klant geluisterd wordt.

En wat zijn jouw bevindingen qua ondersteuning, advisering en dergelijke bij ViQZ?

Prima! Bij vraagstukken wordt er snel en adequaat gehandeld en gecommuniceerd. De medewerkers denken met ons mee.

Wil je verder nog iets kwijt?

Het is begonnen als een programma voor de personeelsplanning maar ViQZ is zoveel meer. We delen hier nu ook ons handboek in, updates m.b.t. secundaire voorwaarden en andere nieuwsberichten.

Je kunt er zelfs opleidingen in toevoegen zodat medewerkers vanuit ViQZ ook een opleidingstool hebben en e-learnings snel en gemakkelijk kunnen vinden en volgen. ViQZ is onze nieuwe communicatietool waar ontzettend veel in mogelijk is voor een bloeiende en groeiende toekomst.

Wil je weten wat ViQZ voor jouw onderneming kan betekenen?

We leggen je heel graag uit hoe onze personeelstool ervoor kan zorgen dat uw bedrijf kan groeien en kennis en kunde van je personeel stijgt. In een vrijblijvende online-demo van 30 minuten nemen we je in vogelvlucht mee in ons personeels management systeem. Vervolgens  kan je zelf 30 dagen met de demoversie aan de slag en ontdek je alle voordelen van onze personeelsapp.